Pemprov Maluku Utara Meraih Predikat Center of Excellence Level 3
Pemerintah Provinsi Maluku Utara melalui Biro Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) berhasil meraih predikat Center of Excellence (CoE) Level 3 berkat penerapan model Shared Services Center dalam pengadaan barang dan jasa. Model ini memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi, koordinasi, serta efektivitas proses pengadaan di lingkungan pemerintah daerah.
Implementasi Model Shared Services Center
Model Shared Services Center diterapkan dengan menyatukan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP), dan Kelompok Kerja (Pokja) Pemilihan dalam satu unit struktural yang dikenal sebagai Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ). Dengan pendekatan ini, seluruh aktor pengadaan bekerja dalam satu wadah untuk meningkatkan kinerja dan profesionalisme.
Asisten I Sekretaris Daerah Maluku Utara, Kadri Laetje, menjelaskan bahwa keberhasilan ini tidak lepas dari transformasi tata kelola pengadaan modern yang bertujuan memperkuat sistem pengadaan secara keseluruhan. Menurutnya, penyatuan tersebut mendorong koordinasi yang lebih baik antara perencanaan pengadaan oleh PPK dengan proses pemilihan penyedia oleh Pokja maupun PP.
Kepatuhan terhadap Regulasi
Dari sisi hukum, penerapan model ini telah sejalan dengan ketentuan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 dan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 10 Tahun 2021 tentang UKPBJ. Pasal 74A Perpres 12 Tahun 2021 menyatakan bahwa sumber daya manusia pengelola fungsi pengadaan, termasuk Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan, harus berkedudukan di UKPBJ.
Sementara itu, regulasi memberikan ruang bagi PPK untuk berkedudukan di dalam maupun di luar UKPBJ sesuai kebutuhan organisasi. Frasa “dapat berkedudukan di luar UKPBJ” menunjukkan bahwa PPK juga diperbolehkan berada dalam struktur UKPBJ, terutama untuk mendukung penguatan kelembagaan yang sudah berada pada level kematangan proaktif dan strategis.
Efisiensi dan Efektivitas Proses Pengadaan
Kadri menilai bahwa keberadaan seluruh aktor pengadaan dalam satu organisasi memberikan dampak signifikan terhadap peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan. Koordinasi antara perencanaan pengadaan yang dilakukan PPK dengan proses pemilihan penyedia oleh Pokja maupun PP menjadi lebih cepat, sehingga dapat memangkas hambatan birokrasi dan meminimalkan miskomunikasi.
“Dengan berada dalam satu sistem kerja, proses pengadaan menjadi lebih terintegrasi dan responsif terhadap kebutuhan pembangunan,” ujarnya.
Pentingnya Pengawasan dan Transparansi
Meski demikian, Kadri mengingatkan bahwa penyatuan tersebut harus diimbangi dengan pengawasan yang ketat untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas. Setiap tahapan pengadaan wajib terdokumentasi secara jelas melalui sistem elektronik seperti Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) agar seluruh proses dapat diaudit dan dipertanggungjawabkan.
Aspek etika menjadi faktor paling krusial dalam model kelembagaan ini, terutama terkait pencegahan konflik kepentingan. PPK tidak boleh mengintervensi Pokja atau PP dalam menentukan pemenang tender. Sebaliknya, Pokja dan PP juga tidak boleh ikut campur dalam penyusunan spesifikasi teknis maupun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang menjadi kewenangan PPK.
Selain itu, seluruh personel pengadaan harus menjaga kerahasiaan informasi dan menghindari pertukaran data yang dapat memengaruhi independensi proses pengadaan.
Tujuan Utama Pengadaan
Model kelembagaan terintegrasi ini juga mendukung tercapainya tujuan utama pengadaan barang dan jasa pemerintah, yakni memperoleh barang dan jasa yang tepat sasaran serta memberikan nilai manfaat terbaik atau value for money. Dengan koordinasi yang lebih baik sejak tahap perencanaan, kualitas dokumen pengadaan seperti spesifikasi teknis, HPS, dan rancangan kontrak dapat disusun lebih matang sebelum memasuki proses pemilihan penyedia.
Peningkatan Kompetensi SDM
Pembinaan kompetensi SDM pengadaan juga menjadi lebih terpusat, sehingga profesionalisme PPK, PP, maupun Pokja dapat terus ditingkatkan secara berkelanjutan. Selain itu, penerapan Segregation of Duties atau pemisahan fungsi secara ketat menjadi rekomendasi penting untuk menjaga integritas sistem.
Seorang pengelola pengadaan tidak boleh merangkap lebih dari satu peran dalam paket pekerjaan yang sama, misalnya menjadi PPK sekaligus anggota Pokja atau PP. Seluruh interaksi formal terkait dokumen pengadaan harus dilakukan melalui aplikasi resmi atau sistem informasi elektronik guna memastikan adanya audit trail atau rekam jejak yang dapat ditelusuri.
“Walaupun berada dalam satu kantor dan berdekatan secara fisik, seluruh proses harus tetap mengikuti mekanisme formal dan terdokumentasi dengan baik untuk menjaga integritas serta akuntabilitas pengadaan,” pungkasnya.
