Menghadapi Pekerjaan yang Menumpuk: 7 Tips dari Para Ahli
Hari libur sering kali menjadi waktu yang tepat untuk melakukan refleksi dan mengevaluasi keadaan. Namun, terkadang, pekerjaan yang menumpuk bisa membuat seseorang merasa tertinggal dan kewalahan. Hal ini tidak hanya terjadi pada Anda, tetapi juga pada para ahli dan profesional di berbagai bidang. Mereka pun pernah mengalami hal serupa, namun berhasil mengatasinya dengan berbagai strategi. Berikut adalah tujuh tips yang bisa membantu Anda ketika merasa kewalahan dalam pekerjaan.
1. Mintalah Bantuan
Ian Henry, editor di majalah Wired dan penulis buku “Seen, Heard, and Paid: The New Work Rules for the Marginalized”, menyarankan untuk duduk dan mencoba mengatur semua tugas berdasarkan tingkat kepentingannya. Meskipun terasa sulit, penting untuk berhenti sejenak dan mendapatkan sedikit kejernihan mental. Setelah itu, kembalilah dan atur tugas serta daftar pekerjaan berdasarkan prioritas, kepentingan, dan pendelegasian. Pendelegasian tidak selalu berarti meminta bantuan orang lain, tetapi juga bisa berupa negosiasi agar diberi lebih banyak waktu atau meminta atasan mengurangi beban kerja. Jangan terjebak dalam pola pikir bahwa Anda harus mengerjakan semuanya sendiri.
2. Keluarkan Semua yang Ada Di Kepala dan Tuangkan Ke Atas Kertas
Anna Dearmon Kornick, pelatih manajemen waktu dan pembawa acara podcast “It’s About Time”, menyarankan untuk menulis semua yang ada di kepala ke atas kertas. Ambil selembar kertas putih dan bagi menjadi empat kuadran. Tulis di sudut kiri atas ‘Harus Dilakukan’, di kanan atas ‘Sebaiknya Dilakukan’, di kiri bawah ‘Bisa Dilakukan’, dan di kanan bawah ‘Ingin Dilakukan’. Setelah itu, tuliskan semua yang ada di kepala Anda ke dalam empat kuadran tersebut. Proses ini akan membantu Anda memperjelas pikiran dan mengetahui apa yang perlu Anda mulai.
3. Kurangi Beban Proyek
Chris Bailey, penulis “The Productivity Project”, menyarankan untuk merencanakan lebih banyak waktu dan membuat daftar semua proyek yang sedang Anda kerjakan. Lalu, lihat apakah Anda dapat mendelegasikan beberapa proyek kepada orang lain atau membatalkan beberapa proyek karena kurang penting. Untuk proyek yang tersisa, lihat tenggat waktunya dan pastikan Anda dapat menyelesaikannya dengan wajar. Jika tidak cukup waktu, komunikasikan bahwa Anda akan terlambat atau butuh tambahan waktu.
4. Akui ‘Saya Kewalahan dan Saya Butuh Bantuan!’
Pamela A. Reed, pelatih manajemen waktu dan penulis buku “Unfinished Business: How to Finish What You Start … Faster!”, menyarankan untuk melakukan empat hal berikut:
– Akui bahwa Anda kewalahan dan butuh bantuan.
– Prioritaskan daftar tugas, apakah mendesak atau nanti.
– Batasi gangguan seperti scrolling media sosial.
– Fokus sepenuhnya pada penyelesaian tugas dengan menyendiri di balik pintu tertutup.
5. Berkomunikasi dengan Cepat Jika Tugas Anda Melibatkan Orang Lain
Rashelle Isip, konsultan produktivitas, menyarankan untuk mundur sejenak dan berhenti sejenak. Jangan terjebak dalam kelebihan informasi. Ambil jeda tanpa melihat email atau telepon, lalu renungkan semua hal. Jika tugas melibatkan orang lain, komunikasikan secara cepat. Misalnya, jika atasan mengharapkan sesuatu dari Anda, segera beri tahu mereka tentang jadwal baru atau situasi yang sedang terjadi.
6. Ajukan Satu Pertanyaan Klarifikasi pada Diri Sendiri
Katie Wussow, pelatih bisnis untuk para kreatif dan pembawa acara podcast “The Game Changer”, menyarankan untuk menentukan prioritas yang jelas. Jika Anda bekerja dalam tim, tanyakan prioritas kepada atasan. Jika Anda sendiri yang memutuskan, tanyakan pada diri sendiri, misalnya, “Apa satu hal yang jika diselesaikan atau dihilangkan, semua hal lain akan menjadi lebih mudah?”.
7. Tenangkan Pikiran Anda
Samphy Y, pelatih produktivitas, menyarankan untuk menerapkan tiga keterampilan: manajemen stres dan ketahanan, prioritas, serta manajemen waktu dan tugas. Mulailah dengan meditasi atau praktik kesadaran untuk mengatasi perasaan kewalahan. Selanjutnya, tuliskan semua tugas atau masalah yang perlu dilakukan. Prioritaskan menggunakan Matriks Eisenhower, yaitu melakukan apa yang penting dan mendesak, menjadwalkan apa yang penting tapi tidak mendesak, mendelegasikan tugas yang mendesak tapi bukan bidang keahlian Anda, dan menghilangkan sisanya. Fokus adalah kunci untuk mengatasi tumpukan tugas. Jika tidak berhasil, negosiasikan tenggat waktu dan Anda akan terkejut dengan pengertian orang-orang ketika Anda menjelaskan situasi Anda.
